商工中金様が催す全国規模の交流会をトータルサポート
CLIENT : 商工中金
OVERVIEW プロジェクト概要
クライアントは商工中金様。そのお取引先様にあたる若手経営者が集まる会が主催する全国交流会を、テーマ設定から内容企画、各種手配、備品制作、運営進行まで一貫して実施しました。
開催地が大阪で、万博の前年だったこともあり、近畿を中心に盛り上がるような「近畿を元気に！」をテーマに、タイトルも「ユースEXPO in OSAKA ワールドマイド！」とし、期待感を醸成するとともに、会員の一体感の深化につながるよう心がけました。
10年程前の大阪開催当時も受注しており、前回の反省点を洗い出し改善策を講じながら、クライアント・お取引先様ともに密なコミュニケーションを取って進行。さらに、知見を活かすためプロデューサーは前任者が担当、営業から企画制作、実施メンバーを刷新した体制で新たな切り口を提示しました。
POINT プロジェクトのポイント
- 1年半ほどの準備期間を、きめ細かなコミュニケーションを取りながら伴走。
- 会員様が運営の主役、あくまで裏方としていかに上手くバックアップできるかを考慮。
- 前回以上のインパクトのある企画内容、知見を活かしたスムーズかつ安全な運営。
まずはテーマに注力し、実施までの一気通貫を加速
プロジェクト担当者 大阪本社 T.Mさん
新卒で入社し、マーケティング部門、媒体部門を経て、広告営業担当として10年以上従事している。クライアントのプロモーション施策やCM制作等をクリエイティブやプロモーションチームのスタッフと一緒に提案から実施まで行う。最近は、広告営業だけではなく、ホームページやシステム運用も含めたクライアントのコミュニケーション施策に携わるなど、多岐にわたる業務を手掛ける。
- ──はじめに、今回のイベントのアウトラインについて教えてください。
- 商工中金様のお取引先様の全国交流会イベントを、一括で手掛けさせていただきました。毎年開かれる交流会で、各地域が持ち回りで主催し、全国から参加者が集まります。10年ほど前にも同イベントを受注しており、知見もあった分、前回を上回る提案をしなければなりませんでした。イベント自体は、ホテルでの実施で1500人規模。大会式典をはじめ基調講演、物産展から分科会、会員交流会まで盛りだくさんで、前回と最も異なる点は、エリアが大阪単体ではなく、近畿2府4県が合同で担当していたことでした。
- ──大阪だけでなく、近畿の複数の府県が担当になることで難しかった点はありますか？
- 決して大阪だけが目立つのではなく、近畿の他府県のカラーを出しながらそれぞれの催し物に落とし込んだり、バランスを見ながら進行するのが一苦労でした。あとは、イベントの規模が大きくなればなるほど、関係者も多くなり、色々な方がそれぞれの立場で意見されるのは当たり前ですが、それを、密なコミュニケーションで吸い上げ、その都度方向性を打ち出しながら同じベクトルに向けて上手く調整する必要もありました。特にテーマやタイトルが決まらないと先に進まないので、そこは注力しましたね。
- ──提案する上での課題が、各エリアが納得する「どんなテーマを打ち出すか」だったんですね？
- 先に、大枠のご要望を幹事会でヒアリングし、議事録をとりながら進めました。回を重ねるにつれ制作陣にも幹事会に加わってもらい、直接ニュアンスを汲み取り表現に落とし込んでブラッシュアップしてもらいました。結局、テーマは「近畿を元気に！」というシンプルかつコミュニケーションフレーズとしても機能するものに、タイトルは「ユースEXPO in OSAKA ワールドマイド！」というワールドワイドな期待感の高まるエリアであることを訴求するものに決まりました。
- ──近畿や関西らしさを感じる勢いのあるタイトルだと思いますが、決め手は何だったんですか？
- 万博前年の空気感を盛り込んだこと、観光や文化的な資源も多い近畿を世界のゲートウェイとして捉えたこと、マイド！（毎度）という商人気質を忘れない言葉を入れたことだと思います。また、商人については、近畿2府4県に近江商人や大和商人、紀州商人などそれぞれに歴史的な商人がいた商人の聖地であることを、幹事会では背景やアイデアの一つとして伝えていました。決まった後は、落とし込みも膨らませやすく、コンセプトを詰めていたからこそ、イベント詳細への展開はスムーズに進みました。
ワンストップでイベント全体をまとめ、マネジメントする
- ──交流会のコンテンツやプログラム、全体の進行について特に意識されていたことはありますか？
- テーマに沿ったイメージを形にしていくに際して、ブレの無いように気をつけていました。例えば、基調講演や分科会の講演などは、講師を「スポーツ・広告・マーケティングビジネス」など、様々な分野からアサインするための人選も、話し合いを重ね、各分野にふさわしい方をお招きできたと思います。また、一般の来場者を集めるイベントではなく、来る方がそれぞれ中小企業等の社長やオーナーなので、きめ細かで丁寧な対応が求められます。しかも単なるパーティーではなく、ビジネスチャンスを拡げる機会であるので、楽しんでいただくのはもちろん、コミュニケーションを深めていただけるよう我々は後方支援としてホスピタリティを持ってお手伝いさせていただきました。
- ──内容や対応もさまざまな配慮があったんですね。実際には、どのように知見を活かしてイベントに取り組みましたか？
- 開催日までのスケジューリングに始まり、会場の確保、イベントコンセプトの策定、プログラムの決定、各種手配、運営マニュアルの作成、会場装飾やパンフ等の制作、当日の運営から翌日のエクスカーションまでまず、とにかく項目が多岐に渡るので、時間をかけて一つひとつ詰めていきました。この全国交流会は、カンファレンスやライブステージ、ネット配信、展示販売など、幾つものイベントの集合体になっているので、幅広いジャンルの企画運営スキルが必要になります。そこは知見を活かし、新しい人的リソースも駆使しつつ、トータルで手がけられたのが良かったと思っています。クライアントと来場されたお客様が共に盛り上がっている反応や笑顔を見て、心からホッとしましたね。
